Submissão de artigo Elsevier

Um artigo científico é um documento que divulga os principais resultados de uma pesquisa acadêmica em alguma publicação especializada, após revisão por outros pesquisadores. Neste post, é explicado o processo de formatação e submissão de artigo em LaTeX para uma revista da Elsevier.

Diagramação com LaTeX e Overleaf

O LaTeX é um conjunto de macros para o programa de diagramação de textos TeX. É muito utilizado para escrever monografias e textos científicos por facilitar a diagramação e estilo, além de lidar muito bem com caracteres especiais. Você pode instalar o sistema em seu computador e baixar os arquivos TeX do CTAN em sua versão mais recente – mais informações na documentação do link.

Outra opção é usar uma plataforma online de edição, como o Overleaf. Existe um modelo (template) para envio de periódicos da Elsevier (elasrticle) disponível no link. Ele usa a classe de documento elsarticle.cls, com o estilo esperado de edição de suas revistas. O modelo possui três arquivos com diferentes esquemas de citação, que deve ser escolhido como documento principal:

  • elsarticle-template-num.tex, arquivo de modelo para citações numéricas
  • elsarticle-template-harv.tex, arquivo de modelo para citações nome-ano
  • elsarticle-template-num-names.tex, arquivo de template para citações numéricas + nova opção natbib. Por exemplo. Jones et al. [21]

Na verdade, a diferença entre esses documentos é bem simples. Para mudar as referências de número ([1], por exemplo) para Autor (YYYY), deve-se incluir do parâmetro “authoryear” em “documentclass” (entre colchetes) e em “bibliographystyle” mudar o parâmetro (entre chaves) de “elsarticle-num” para “elsarticle-harv” – essa segunda mudança garante que a numeração se inicie por ordem de citação no texto, e não pela ordem alfabética das referências. O arquivo cas-refs.bib contém as referências bibliográficas.

Sobre citações no sistema numérico, para citar um autor enfatizando-o, sua citação se torna ‘autor proeminente’ (por exemplo, “em sua pesquisa, Jones et al. [2] afirma … – macro “\textcite”). Se deseja enfatizar a informação, a citação se torna ‘informação proeminente’ (“… como evidenciado em um estudo australiano recente [1]”).

É possível incluir o respectivo e-mail usando “\ead{e-mail}” logo abaixo de “\author{name}”. Também é possível alterar o número de colunas seguindo os comentários no próprio documento.

Um requisito essencial para revisão por pares é que o artigo tenha numeração de linhas consecutivas. Usando o template comentado, basta descomentar a linha chamando o pacote “\usepackage{lineno}” e incluir as marcações “\begin{linenumbers}” e “\end{linenumbers}” para delimitar o intervalo de numeração – ou usar “\linenumbers” para numerar todo o documento.

Submissão para uma revista da Elsevier – Renewable Energy

A Elsevier é uma empresa editorial holandesa especializada em conteúdo científico, técnico e médico. O nome Elsevier foi retirado da original House of Elzevir, uma editora familiar holandesa fundada em 1580. A atual foi fundada em 1880, sendo atualmente uma das seis empresas que domina a publicação científica no mundo inteiro (ACS, Reed-Elsevier, Springer, Wiley-Blackwell, Taylor & Francis e Sage).

Logotipo da Elsevier, adaptado de "Discorsi e Dimostrazioni Matematiche Intorno a Due Nuove Scienze" (Galileu Galilei) publicada em Leiden em 1638.
Logotipo da Elsevier, adaptado de “Discorsi e Dimostrazioni Matematiche Intorno a Due Nuove Scienze” (Galileu Galilei) publicada em Leiden em 1638.

A revista Renewable Energy é uma publicação da Elsevier, que procura promover e difundir o conhecimento sobre os diversos temas e tecnologias dos sistemas e componentes de energias renováveis. O item “Guide for authors” contém as diretrizes envolvendo o preparo, submissão e aceite do trabalho para publicação.

Como a grande maioria das revistas, ela usa um processo de revisão unilateralmente anônima – ou seja, os nomes dos revisores ficam ocultos ao autor – veja mais em “What is peer review?” e “What are the requirements for double-anonymized peer review?“.

Com o documento preparado, o próximo passo é criar uma conta no “Editorial Manager“, o sistema de submissão e revisão de manuscritos utilizado pela editora da revista. Clique em “register” e preencha as informações necessárias. É indicado também vincular seu ORCiD ao registro.

O ORCiD (Open Researcher and Contributor ID) é um identificador digital único, gratuito e persistente, que distingue um acadêmico/pesquisador de outro e resolve o problema da ambiguidade e semelhança de nomes de autores e indivíduos, substituindo as variações de nome por um único código numérico formado de quatro grupos com quatro algarismos cada. Grupos editoriais internacionais, agências de fomento e as bases de dados Web of Science (Thomson Reuters/Clarivate Analytics) e Scopus (Elsevier) já adotaram o ORCiD. O Currículo Lattes (CNPq) já utiliza o ORCID iD na identificação dos pesquisadores, podendo ser vinculado na plataforme através do menu “identificação -> outros identificadores”.

A submissão de um manuscrito deve ser acompanhada de uma carta de apresentação (“cover letter”), que tem como objetivo apresentar o trabalho e solicitar sua publicação na revista, convencendo-o de sua importância. Veja esse modelo:

(data)
Editorial Department of (nome da revista)
(endereço)

Dear Editor of (nome da revista),
I am submitting a manuscript for consideration of publication in (nome da revista). The manuscript is entitled “()”. It has not been published elsewhere and that it has not been submitted simultaneously for publication elsewhere.

(escreva um resumo do trabalho que aborde pontos como “qual é a novidade deste trabalho?” e “Por que os autores acham que o artigo é importante e por que a revista deveria publicá-lo?”, além de eventualmente sugerir nomes de revisores)

Thank you very much for your consideration.
Yours Sincerely,
(assinar e colocar endereço profissional)

Durante o processo de submissão, a revista pode pedir uma declaração de interesse concorrente (“Declaration of competing interest”). Isso ocorre quando um conjunto de condições em que o julgamento profissional sobre um interesse primário, como a validade da pesquisa, pode ser influenciado por um interesse secundário, como ganho financeiro. Muitos periódicos da Elsevier usam uma ferramenta de declaração (“Declaration Tool“) para ajudar os autores passo a passo no processo de preparação bem considerada e em conformidade. Se não tiver nada a declarar, basta acessar o link e clicar em “I have nothing to declare” – ou em cada página individualmente, conforme o jornal. O arquivo em Word (.doc) é baixado ao final do processo, devendo ser enviado durante o processo de submissão no passo de “attach files” – “type file: declaration of interest”. Um tutorial de como realizar esse procedimento pode ser visto no vídeo Using the Declaration Tool in Editorial Manager.

Alguns periódicos incentivam os autores a visualizar e selecionar as opções de publicação de acesso aberto (“open access“) apropriadas na submissão. O acesso aberto significa a disponibilização online e sem limitações dos resultados de investigação científica. Ele pode ser grátis, quando se refere ao acesso online gratuito, e livre, quando se refere ao acesso online gratuito com alguns direitos adicionais de utilização (com licenças Creative Commons, por exemplo). Isso pode ser concretizado ao depositar o artigo em um repositório aberto após a publicação ou em revistas científicas que já são de Acesso Aberto. No caso da plataforma, existem as opções “Publish Open Access” (com pagamento de uma “Article Publishing Charge”) e “Publish subcription” (disponível somente para assinantes da revista).

Processo de submissão

Para fazer o login como autor, volte à página inicial do “Editorial Manager”, preencha “username” e “password” e clique no botão “Author Login”. O processo de submissão usando esses sistema pode ser visto no vídeo a seguir, mas segue um resumo geral abaixo:

O link “instructions for authors” do menu apresenta as informações específicas da revista para o manuscrito, como contagem de palavras e requisitos de arquivos. Quando estiver tudo preparado, clique em “Submit new manuscript” e siga os procedimentos:

  • Article Type Selection” – selecione o tipo de artigo (“Reasearch Paper”, por exemplo);
  • Attach Files” – insira o arquivo com o artigo, que será usado pelo sistema para popular as informações (curioso é que na tela seguinte esse arquivo é salvo na plataforma como “Title Page”, então você precisa atualizar o arquivo). Depois, insira os documentos faltantes – pelo menos os obrigatórios, os outros podem ser solicitados após a aprovação do artigo. O “manuscript” deve ir sem a identificação dos autores, que deve ficar no documento “title page”;
Tela do "Editorial Manager" para a revista "Renewable Energy" na tela "Attach Files" - note o menu expandido com os possíveis tipos de documentos a serem subidos para o sistema.
Tela do “Editorial Manager” para a revista “Renewable Energy” na tela “Attach Files” – note o menu expandido com os possíveis tipos de documentos a serem subidos para o sistema.
  • General Information” – identifique as áreas de interesse relacionadas ao artigo;
  • Review Preferences” – sugira possíveis revisores (ao menos dois) para esta submissão (nome e e-mail são dados obrigatórios) e forneça razões específicas para suas sugestões – elas podem ser acatadas ou não, mas as indicações podem acelerar a seleção de revisores apropriados;
  • Additional Information” – informe o número de palavras do artigo (excluindo resumo, referências, tabelas e figuras), declare que leu as orientações de ética para autores, declarou eventuais conflitos de interesse (documento e “cover letter”) e fontes de financiamento (nos agradecimentos), dentre outras informações;
  • Comments” – escreva comentários adicionais, se tiver;
  • Manuscript Data” – com base no arquivo submetido no início do processo, são preenchidos os campos título, resumo, palavras chave, autores (nome completo e instituição) e informações de financiamento, mas caso tenha algo errado ou estejam em branco, deverá preencher os campos manualmente.

No final do processo, o PDF para submissão estará criado – basicamente, vai juntar todos os documentos enviados em um arquivo só. Visualize, marque “I accept” para aceitar as condições de ética em publicações e então clique em “Approve Submission” (dentro de “action links”) para que seja submetida à revista para consideração – os autores receberão um e-mail de confirmação.

Revisão

Após a submissão, o autor indicado para correspondência recebe um link para acompanhar o processo de revisão. O endereço é do tipo “https://track.authorhub.elsevier.com?uuid=X”, onde X é o código do processo. A imagem a seguir mostra o exemplo de uma tela para acompanhamento com a revisão concluída – quando ainda não está concluída, o status é “under review”:

Tela de acompanhamento de processo de submissão
Tela de acompanhamento de processo de submissão

Os revisores fazem a avaliação e emitem um parecer. Quando todos terminam, o editor designado lê os pareceres. A partir daí, ele dá andamento ao processo de acordo com o que foi dito sobre artigo. Se disserem “está muito ruim”, ele pode recusar o artigo direto mesmo que as recomendações não sejam de devolver, por exemplo. Quando o artigo precisa de grandes revisões, isso é indicado com “major revision”, caso contrário, com “minor revision”. Normalmente ele segue o que os revisores indicam – se eles disserem que pode ser um bom artigo, mesmo que com major revision, ele encaminha os pareceres. Quando eles divergem muito, ele pode pedir mais um parecer pra balizar.

Quando os revisores concluírem seus trabalhos (nesse caso, dois meses e meio depois da submissão), o responsável pela submissão recebe um e-mail avisando desse fato e solicitando que os autores considerem as observações e sugestões apresentadas no final do próprio e-mail. Após realizar as revisões solicitadas, deve-se fazer o envio dos arquivos.

Para fazer o envio da revisão, acesse o “editorial manager” da revista (Renewable Energy nesse exemplo), clique em “Submissions Needing Revision” na seção “Revisions” e selecione “Revise submission” dentro do “action links” do respectivo artigo. Deve abrir um fluxo, cujo primeiro item pede para selecionar o tipo de artigo (geralmente “Research Paper” ou “Review Article”).

No segundo passo, selecione somente os itens referentes aos arquivos que não sofreram mudanças – eles serão mantidos no passo seguinte, mas pode alterar. No terceiro passo, deve-se fazer o upload dos arquivos obrigatórios (ao menos), que geralmente são:

  • Página de rosto (“Title Page”) – Página contendo título do trabalho e autores com instituição (geralmente não muda para a revisão);
  • Carta de apresentação (“Cover Letter”) – Você pode adaptar levemente seu conteúdo para dizer que está enviando uma revisão (acrescente “the revised” antes de “manuscript” no texto de exemplo);
  • Resposta aos revisores (“Detailed Responde to Reviewers”) – Carta agradecendo aos revisores e respondendo satisfatoriamente a cada um dos pontos levantados por eles;
  • “Highlights” – Caso não tenha sido alterado na revisão, pode manter o mesmo documento;
  • Manuscrito com marcações (“Revised manuscript – Marked”) – Manuscrito final sem identificação de autores mas com linhas numeradas e as partes alteradas em destaque – por exemplo, deixar com a fonte em cor vermelha um trecho reescrito;
  • Manuscrito revisado (“Revised Manuscript – Clear”) – Manuscrito final sem identificação de autores, sem linhas numeradas e sem marcações;
  • Declaração de interesse concorrente (“Declaration of Interest Statement”) – geralmente pode-se manter o documento original;
  • Declaração de créditos por autor (“Credit Author Statement”) – Basicamente dizer quem fez o quê no trabalho usando as palavras sugeridas pela editora – veja as palavras e um exemplo na página CRediT author statement da Elsevier.

Para quem fez o artigo em latex, outro item obrigatório é o “LaTeX source files”. Agrupe todos os arquivos de origem do manuscrito em um único arquivo (no Overleaf, basta acessar sua lista de projetos e clicar no ícone “Download” de seu projeto) e anexe-o com esse tipo de item. Os arquivos fonte incluem arquivos LaTeX, arquivos BibTeX, figuras, tabelas, todas as classes e pacotes LaTeX que não estão incluídos no TeX Live (se o pacote consta na busca no CTAN, então não precisa subir o arquivo junto) e qualquer outro material que pertença ao manuscrito. Para mais informações, veja a página Latex Instructions na documentação da Elsevier.

Nos passos seguintes (“General Information”, “Review Preferences”, “Additional Inormation”, “Comments” e “Manuscript Data”), as informações serão recuperadas do que já foi preenchido. Fique atento às eventuais atualizações e correções – em especial no campo “abstract”. Em “Additional Inormation”, informe como deve dispor (ou não) os dados originais de sua pesquisa (geralmente é “Data will be made available on request”).

Quando terminar, clique no botão “Build PDF for Approval”. Você deverá optar novamente entre “Publish Open Access” ou “Publish subcription”. Quando o PDF for criado, o “current status” vai mudar de “Building PDF” para “Revision Needs Approval”. Para isso, primeiro baixe e verifique o PDF gerado clicando em “View Revision” e então em Approve Revision” – ambos no menu “Action” da respectiva submissão.

Depois de concluir essas etapas, você recebe um e-mail de confirmação de sua revisão. Seu envio é movido para “Revisions Being Processed” na página “Author Main Menu” no “Editorial Manager” e sua revisão é enviada para o “Journal Office”. Caso o editor considere que precisa de mais alguma coisa, você receberá um e-mail com os pedidos e o status fica como “Sent back to author” até atualizar, recriar o PDF e clicar em “Approve Revision”, voltando para o status “With editor”.

O editor repassa a um revisor, que responde ao editor se está tudo OK em poucos dias. Um e-mail é enviado dizendo que o artigo foi aceito para publicação na revista e, no link de rastreamento, aparecerá o status “Required Reviews Complete”.

Publicação

Acha que acabou? Achou errado. O manuscrito aceito é transferido para o departamento de produção e o trabalho começará na criação da prova. Se precisarem de alguma informação adicional para criar a prova, a revista informa. Caso contrário, será contatado novamente em poucos dias com uma solicitação para preencher vários formulários on-line e aprovar a prova. Para acompanhar o status do artigo durante todo o processo de publicação, é disponibilizado um novo link do serviço de rastreamento de artigos.

Um link para um formulário é enviado por e-mail. Deve-se criar um cadastro na Elsevier (sim, outro, mas agora para outra plataforma deles), inserindo o primeiro nome (“Given name”) e sobrenome (“Family name”), além de uma senha. Acessando a plataforma, você será levado a uma tela “Finalize Publishing your Article”, onde deverá completar as informações de deireitos e acesso clicando no botão “Complete the rights and access form”. São seis passos a serem verificados: “Corresponding author”, “Co-author”, “Reasearch Funders”, “Publishing options”, “Review Order” e “Confirmation”. Basicamente deve confirmar as informações e aceitar os termos. Em um ponto, deve escolher se fez o trabalho sozinho, para uma empresa ou se é co-autor (“I am one author signing on behalf of all co-authors of the manuscript”) – nesse caso, também dizer algum dos autores trabalha para os governos dos EUA, Reino Unido, Canadá ou Austrália.

Com isso, você deverá receber alguns e-mails de confirmação (não precisa responder): boas-vindas à Elsevier (devido ao seu último cadastro), “Publishing Agreement” e “Rights and Access Form” – com os respectivos documentos em anexo.

Em poucos dias, deverá receber um e-mail dizendo que o artigo está disponível online e sua respectiva URL permanente – observe que o acesso ao texto completo deste artigo dependerá de seus direitos pessoais ou institucionais.

A primeira versão publicada do artigo é disponibilizada em um estágio inicial para fornecer acesso rápido e não se destina a ser a versão final do seu artigo. Esse documento é chamado de “Pre-proof” (pré-prova) – não confundir com “preprint”, pois já tem revisão de pares. O artigo passará por revisão, redação e revisão da prova resultante antes de ser publicado em sua forma final. Observe que alterações no artigo não devem ser solicitadas nesta fase.

Esta versão será substituída pela versão final assim que estiver disponível. Ele já pode ser citado utilizando o ano de disponibilização online e o DOI da seguinte forma: Autor(es), Título do Artigo, Revista (Ano), DOI. Assim que os detalhes bibliográficos completos (incluindo volume e numeração de páginas) para fins de citação estiverem disponíveis, você será avisado por e-mail, mas o processo pode ser acompanhado também pelo último link específico de rastreamento.

Se você tiver ORCID, deve receber um e-mail da Crossref pedindo permissão para fazer alterações em seu registro. A Crossref é uma instituição internacional sem fins lucrativos, formada por editoras, empresas e instituições científicas, que objetivam a catalogação adequada das publicações científicas. A instituição armazena metadados e DOIs de vários tipos de conteúdos relacionados à pesquisa. Assim, a permissão é para permitir a associação deste e outros artigos ao seu registro.

Tela do framework Neptune para edição online de texto em LaTeX
Tela do framework Neptune para edição online de texto em LaTeX

Depois de mais alguns dias, será enviado um e-mail compartilhando um link para que possa editar diretamente a pré-prova (framework Neptune). Durante o processo de composição, os arquivos-fonte do LaTeX que foram enviados passaram por alguns processos automáticos de limpeza e estruturação para um fluxo de trabalho XML.

O objetivo aqui é o de verificar se está satisfeito com a precisão da composição tipográfica, edição e com a integridade e exatidão do texto, tabelas e figuras. Para ajudar nessa tarefa, as alterações de edição de cópia foram fornecidas como alterações controladas (“tracker”). É possível salvar e retornar ao artigo a qualquer momento durante o processo de correção.

Para começar, clique em “Proceed” (botão verde no canto inferior direito) – depois que começar, o botão é identificado como “Resume”. Basicamente, o que deve ser feito é:

  • Ativar o “Rastreamento” – botão deslizante no canto superior esquerdo, de modo que fique verde (talvez já esteja);
  • Verifique todas as “Edits” feitas pelo editor – janela no canto esquerdo, com a opção “click for details”;
  • Verifique e responda a todas as “Queries to Author”;
  • Crie o PDF final (botão “Compile”) com o botão “Ignore Compilation Errors” desligado e verifique.

Seu documento será salvo toda vez que pressionar o botão “Save” ou quando compilar o documento. As alterações feitas no documento podem ser vistas no rastreador disponível na guia “Source Comparison”. É sempre recomendável que passe por ele uma vez antes de enviar as correções. Ao pressionar o botão “Submit”, não poderá mais fazer correções adicionais. Espera-se que a prova corrigida apareça on-line dentro de uma semana após receberem as atualizações.

Após esse prazo, os autores serão notificado que a versão final do artigo estará disponível online, contendo detalhes bibliográficos completos. Geralmente cria-se um link de compartilhamento (URL personalizada) que oferece 50 dias de acesso gratuito ao artigo. Também é possível solicitar gratuitamente um certificado digital (com saída em PDF) que atesta a publicação. Se tiver informado o ORCID, receberá também um e-mail informando da vinculação realizada.

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