Dicas de como administrar o tempo

O tempo que se perde não volta, é um recurso finito. Muitas pessoas dizem que nunca tem tempo pra nada, mas entender um pouco sobre gerenciamento de tempo vai ajudá-lo a compreender melhor sobre como o ser humano executa tarefas e usar esse conhecimento para tornar o uso de seu tempo mais eficiente.

Não somos multi-tarefa

Geralmente, é possível fazer uma tarefa enquanto outra está acontecendo – por exemplo, preparar o almoço enquanto um bolo está assando no forno. Outras vezes, pode-se fazer mais de uma atividade de modalidades diferentes ao mesmo tempo, como escutar rádio enquanto dirige ou limpa a casa. Isso acontece porque certas tarefas, ditas como “mecânicas”, são feitas de modo quase automático. Esse tipo de ações ocorre na chamada memória procedural: um tipo de memória implícita e também é um dos tipos de memória de longo prazo. Ela auxilia na performance de atividades cotidianas como andar pelas ruas, amarrar os sapatos e trancar a porta ao sair de casa sem que seja necessário tomar consciência enquanto realiza a atividade.

É comum que uma pessoa se considere eficiente quando faz muitas coisas “ao mesmo tempo”, mas isso pode ser apenas uma percepção de como o tempo passa. Isso acontece porque o ser humano não é multi-tarefas. Quando alguém alterna de uma tarefa para a outra, deve tirar o foco de uma e colocar na outra, gastando um certo tempo nisso. Quanto mais recursos e atenção exigir uma tarefa (ou seja, quanto maior o custo cognitivo), mas custoso é para foca nessa nova tarefa ou retomá-lo. Veja esses exemplos:

  • Alguém que alterna várias atividades de alto custo cognitivo (como criar um programa de computador ou estudar para uma prova) durante o dia pode achar que fez muitas coisas, mas se tivesse focado somente em uma por vez, não teria perdido o tempo de mudar o foco de uma atividade para outra.
  • Ficar resolvendo pequenos problemas que aparecem no e-mail assim que chegam, sem focar em uma única tarefa, impede um avanço significativo em um projeto de maior duração que esteja trabalhando. Pode-se separa um horário do dia só para resolver e-mails ou inserir as novas atividades em uma lista de tarefas para serem feitas após um planejamento. Devemos ser menos reativos ao que vai aparecendo e mais ativos para definir as prioridades.
  • Uma pessoa que dorme pouco e faz muitas coisas durante o dia pode achar que está sendo eficiente, mas se tivesse uma boa noite de sono, conseguiria se concentrar melhor nas tarefas e fazê-las mais rapidamente.

Quanto vale sua hora?

Certas vezes, é mais barato delegar funções pagando a alguém do que fazer por conta própria. Veja esses exemplos:

  • Um motorista que ganha 50 reais por hora sabe dirigir muito bem mas não sabe arrumar o encanamento de sua casa, gastando 5 horas para essa tarefa com o risco de não ficar bom no final. Nesse período, deixou de ganhar 250 reais. Se tivesse contratado um encanador que resolvesse o problema em meia hora e cobrasse 150 reais, poderia trabalhar 4 horas e ganhar 200, sobrando ainda 50 reais de lucro.
  • Uma garrafa de água custa mais barato em um mercado distante e com grandes filas no caixa do que no mercado mais perto de casa. Para escolher onde comprar a água, deve-se considerar o tempo gasto para ir até o outro mercado e o tempo gasto na fila com o quanto você poderia ganhar trabalhando ou produzindo algo nesse horário. Talvez seja mais econômico comprar a água mais cara.
  • Dirigir durante 15 minutos procurando uma boa vaga em um estacionamento para andar 5 minutos até a escada rolante, em vez de andar 10 minutos parando mais longe. Note que a pessoa acabou gastando o dobro do tempo nos deslocamentos. Nesse caso, pode-se estipular um tempo de x minutos para procurar uma vaga melhor, se não, pega a primeira que encontrar, ou começar a busca pela vaga mais próxima e ir se distanciando até encontrar a primeira vaga sem carro.

O bom é inimigo do ótimo

Falando em “melhor vaga”, nesse caso o propósito é claro: quanto mais perto da entrada do estabelecimento, melhor a vaga. Mas em outras situações, cria-se um critério idealizado do que ser melhor, mas ele dificilmente será atingido, e isso toma muito tempo. Por exemplo: um desenvolvedor deseja fazer o melhor programa que nunca dê problema e só vai publicá-lo quando atingir esse objetivo. Como é impossível que nunca dê problemas, o código nunca será publicado. Para evitar esse tipo de problema, deve-se estabelecer critérios mínimos de qualidade para que a tarefa seja considerada concluída.

Quebrar grandes tarefas em pequenas ações

Certas pessoas (muitas vezes que tiveram privações durante seu desenvolvimento infantil) tem uma grande percepção de incerteza do mundo, tendo dificuldade em realizar tarefas que exigem muitos passos. Nesses casos, é imprescindível quebrar grandes tarefas em pequenas e entender que elas são degraus para se obter um objetivo final. Trabalhando assim, fica mais fácil controlar o tempo e ver se está atrasado em seu cronograma ou não.

Existem tarefas que podem ser quebradas em tarefas menores e divididas para várias pessoas executarem ao mesmo tempo. Isso foi implementado pela indústria, delegando atividades específicas para cada funcionário, acabando com a necessidade de que todos precisassem saber sobre toda a cadeia produtiva – o que, para produtos muito complexos, seria impossível. No entanto, nem todas tarefas são assim. Por exemplo, 9 mães não vão fazer 1 bebê em 1 mês.

15 dicas de como administrar seu tempo

  1. Use uma agenda para anotar as atividades a serem realizadas;
  2. Saiba o que deve ser feito e quanto tempo demora, possibilitando maior controle, e evite ficar muito tempo em uma só tarefa – considere imprevistos ao separar o tempo para uma atividade;
  3. Divida tarefas com colegas, permitindo equilibrar as atividades e potencializando os resultados ao passar tarefas específicas para quem é especialista em fazê-las;
  4. Identifique e eliminar ações improdutivas (como conversas desnecessárias, Facebook, etc);
  5. Realize um autoconhecimento para identificar suas habilidades, de maneira a utilizá-las para tornar seu trabalho mais rápido e eficiente;
  6. Fuja dos horários de pico no trânsito (saia mais cedo de casa, ou volte um pouco mais tarde), e aproveite o carro para ouvir programas de rádio e podcasts que acrescentem ao seu conhecimento;
  7. Faça listas de tarefas a serem realizadas e priorize o urgente;
  8. Não deixe para fazer depois o que pode ser feito agora, evitando assim o acúmulo de atividades, stress e fazer tudo de última hora (pode não dar tempo ou sair mal feito);
  9. Resolva os problemas um a um, evitando perder o foco em várias coisas ao mesmo tempo;
  10. Mantenha o lugar de trabalho arrumado, para não perder tempo procurando coisas – a longo prazo, mesmo gastando um certo tempo para arrumar, fica mais fácil para consultar;
  11. Faça um planejamento antes de cada atividade, visando manter o foco;
  12. Faça o trabalho bem feito para que não seja preciso refazê-lo;
  13. Tenha uma comunicação (verbal e escrita) objetiva, contando somente detalhes necessários (mas sem omitir informações importantes);
  14. A internet pode ajudar a resolver muitos problemas à distância, como banco, documentos, conversas, etc;
  15. Utilize pequenos intervalos entre uma atividade e outra para descansar a cabeça;

No final do dia, planeje o dia seguinte. Veja mais alguns hábitos de pessoas de sucesso e sobre gerenciamento de tempo clicando nos links.

Persistência da Memória, de Salvador Dalí.
Persistência da Memória, de Salvador Dalí.

A procrastinação é o ato de tomar a decisão de não fazer algo mesmo se sabendo que a longo prazo isso será pior. Apesar de sua origem acontecer na incapacidade de controlar impulsos e emoções, ela acaba interferindo gravemente na administração do tempo. Uma pesquisa da Universidade de Sheffield dá algumas dicas de como escapar disso:

  1. Pratique técnicas de “mindfulness” (atenção plena em algum som, pensamento, etc) e meditação para controlar os pensamentos negativos
  2. Divida tarefa em passos claros e controláveis
  3. Não se castigue por procrastinar
  4. Apoie-se em bons hábitos que você já tem
  5. Pense no ‘eu futuro’
  6. Entenda a importância do que deve ser feito

Foco versus tempo

Outro problema é a falta de foco. Todo mundo que trabalha na frente do computador tende a cansar a mente e com o tempo ir buscando alguma forma de “relaxar” a cabeça, seja através de alguma rede social, joguinhos, bater papo, vídeos, etc. Se essas paradas forem muito frequentes e/ou duradouras, elas serão um grande problema a sua produtividade. Daí que muitas pessoas dizem que não tem tempo pra nada, enquanto que na verdade o problema é a falta de organização.

Existe uma técnica (chamada de “técnica pomodoro”) que consiste em fracionar o seu tempo de trabalho entre foco total (completamente sem distrações e interrupções) e um tempo para descanso. Parece simples, mas não é fácil lutar contra o seu cérebro habituado a decidir sempre pelas distrações. Nessa técnica, você deve treinar seu cérebro cronometrando um período de tempo para trabalho intenso, sem distrações (25 minutos, por exemplo), intercalado por períodos de descanso (sugestão de 5 minutos). Certas vezes, alguma música neutra ou ruído contínuo (como água fluindo) podem ajudar nesse período de concentração.

Caso surja algum pensamento fora da ação em que está focado, anote-a em algum lugar para trabalhar nela depois de concluída sua tarefa (ou no tempo de descanso). Essa técnica também pode ser alterada para “enquanto eu não terminar determinada tarefa, eu não descanso”, mas para isso escolha desafios pequenos, que você imagina concluir dentro de alguns minutos. O intervalo é importante para desligar um pouco do problema – muitas vezes é nessa hora que vem a solução em mente.

Caso o problema seja algum problema que você não consegue imaginar uma forma de resolver, veja nesse post como melhorar sua criatividade. Mais dicas de estudo em geral podem ser vistas clicando no link.