Dicas de como administrar o tempo

Muitas pessoas dizem que nunca tem tempo pra nada, porém uma reorganização de suas tarefas no tempo disponível pode melhorar. Veja essas 15 dicas de como administrar seu tempo:

  1. Use uma agenda para anotar as atividades a serem realizadas;
  2. Saiba o que deve ser feito e quanto tempo demora, possibilitando maior controle, e evite ficar muito tempo em uma só tarefa;
  3. Divida tarefas com colegas, permitindo equilibrar as atividades e potencializando os resultados ao passar tarefas específicas para quem é especialista em fazê-las;
  4. Identifique e eliminar ações improdutivas (como conversas desnecessárias, facebook…);
  5. Realize um autoconhecimento para identificar suas habilidades, de maneira a utilizá-las para tornar seu trabalho mais rápido e eficiente;
  6. Fuja dos horários de pico no trânsito (saia mais cedo de casa, ou volte um pouco mais tarde), e aproveite o carro para ouvir programas de rádio e podcasts que acrescentem ao seu conhecimento;
  7. Faça listas de tarefas a serem realizadas e priorize o urgente;
  8. Não deixe para fazer depois o que pode ser feito agora, evitando assim o acúmulo de atividades, stress e fazer tudo de última hora (pode não dar tempo ou sair mal feito);
  9. Resolva os problemas um a um, evitando perder o foco em várias coisas ao mesmo tempo;
  10. Mantenha o lugar de trabalho arrumado, para não perder tempo procurando coisas;
  11. Faça um planejamento antes de cada atividade, visando manter o foco;
  12. Faça o trabalho bem feito para que não seja preciso refazê-lo;
  13. Tenha uma comunicação (verbal e escrita) objetiva, contando somente detalhes necessários (mas sem omitir informações importantes);
  14. A internet pode ajudar a resolver muitos problemas à distância, como banco, documentos, conversas, etc;
  15. Utilize pequenos intervalos entre uma atividade e outra para descansar a cabeça;

No final do dia, planeje o dia seguinte. Veja mais alguns hábitos de pessoas de sucesso clicando no link

Persistência da Memória, de Salvador Dalí.

Persistência da Memória, de Salvador Dalí.

A procrastinação é o ato de tomar a decisão de não fazer algo mesmo se sabendo que a longo prazo isso será pior. Apesar de sua origem acontecer na incapacidade de controlar impulsos e emoções, ela acaba interferindo gravemente na administração do tempo. Uma pesquisa da Universidade de Sheffield dá algumas dicas de como escapar disso:

  1. Pratique técnicas de “mindfulness” (atenção plena em algum som, pensamento, etc) e meditação para controlar os pensamentos negativos
  2. Divida tarefa em passos claros e controláveis
  3. Não se castigue por procrastinar
  4. Apoie-se em bons hábitos que você já tem
  5. Pense no ‘eu futuro’
  6. Entenda a importância do que deve ser feito

Foco versus tempo

Outro problema é a falta de foco. Todo mundo que trabalha na frente do computador tende a cansar a mente e com o tempo ir buscando alguma forma de “relaxar” a cabeça, seja através de alguma rede social, joguinhos, bater papo, vídeos, etc. Se essas paradas forem muito frequentes e/ou duradouras, elas serão um grande problema a sua produtividade. Daí que muitas pessoas dizem que não tem tempo pra nada, enquanto que na verdade o problema é a falta de organização.

Existe uma técnica (chamada de “técnica pomodoro”) que consiste em fracionar o seu tempo de trabalho entre foco total (completamente sem distrações e interrupções) e um tempo para descanso. Parece simples, mas não é fácil lutar contra o seu cérebro habituado a decidir sempre pelas distrações. Nessa técnica, você deve treinar seu cérebro cronometrando um período de tempo para trabalho intenso, sem distrações (25 minutos, por exemplo), intercalado por períodos de descanso (sugestão de 5 minutos). Certas vezes, alguma música neutra ou ruído contínuo (como água fluindo) podem ajudar nesse período de concentração.

Caso surja algum pensamento fora da ação em que está focado, anote-a em algum lugar para trabalhar nela depois de concluída sua tarefa (ou no tempo de descanso). Essa técnica também pode ser alterada para “enquanto eu não terminar determinada tarefa, eu não descanso”, mas para isso escolha desafios pequenos, que você imagina concluir dentro de alguns minutos. O intervalo é importante para desligar um pouco do problema – muitas vezes é nessa hora que vem a solução em mente.

Caso o problema seja algum problema que você não consegue imaginar uma forma de resolver, veja nesse post como melhorar sua criatividade. Mais dicas de estudo em geral podem ser vistas clicando no link.

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